תקציב עסקי שנתי משמש כלי ניהולי עוצמתי לתכנון ובקרה בכל עסק גדול וקטן כאחד. התקציב הינו תוכנית העבודה השנתית של העסק, שעל פיו ניתן לחזות את התוצאות הכספיות לפי תחומים ובחלוקה לחתך זמן חודשי, רבעוני, חצי שנתי וכמובן שנתי. בניית תקציב ובקרה חודשית ורבעונית ניתנות על ידי כחלק משירותי ייעוץ עסקי כלכלי.
חשיבות תקציב עסקי
בזכות תקציב מתוכנן, עסק יכול להיערך מימונית לפעולות במהלך השנה ולבחון ברוגע הצעות אטרקטיביות לאשראי בנקאי, הלוואות חוץ בנקאיות, הלוואות בערבות המדינה, מימון לטובת יבוא או יצוא ואפילו מימון השקעות נדל"ן באמצעות משכנתא לנכס מסחרי. בזכות בקרה מדויקת, ניתן למנוע הפסדים שהיה ניתן לצפות מראש ולבצע שינויים והתאמות ניהוליות וכלכליות במהלך השנה. קבלת ההחלטות הניהוליות רציונאלית יותר, מה שמאפשר לעסק לנקוט בפעולות מתאימות ולא לפעול מהבטן ולהצטער בדיעבד על מה שנעשה.
שלבים בהכנת תקציב עסקי
את הכנת התקציב העסקי ניתן לחלק לשלושה שלבים חשובים:
- שלב החשיבה והתכנון
- שלב הבנייה
- שלב הבקרה והשינויים
שלב החשיבה והתכנון
שלב זה כולל חשיבה אסטרטגית של יעדים אליהם העסק מעוניין להגיע תוך שנה. שלב בניית היעדים חשוב מאוד להתחלת התהליך, ורצוי לשתף בו את כל מנהלי התחומים הרלוונטיים ולשמוע את דעתם. במנהלי התחומים כוונתי לא רק לחברות גדולות בהם ישנן מחלקות מסודרות, מנהלים והיררכיה ברורה, אלא גם לעסקים קטנים יותר. בעסקים קטנים ובינויים קובעים ישיבה אחת או שתיים בת מספר שעות, בה מזמנים את האחראים מתחומי הכספים (וזו יכולה להיות אפילו מנהלת החשבונות הבכירה), הלוגיסטיקה (וזה יכול להיות אפילו מנהל המחסן הותיק) והמכירות (ואפילו אם יש רק סוכן מכירות אחד). המלצה חברית שלי לבעלים ולמנכ"ל בישיבות תקציב, היא לשמוע את דעתו של כל אחד ללא דעות קדומות וזלזול. לא אחת העסק קיבל תובנות אדירות מזוויות ראייה שונות של עובדים שחיים את השטח ברמה היומית, מה שהוביל לקביעת יעדים אחרים ושכלול הקיימים. לאחר קביעת היעדים יש לפורטם לפעולות אופרטיביות שצריך לעשות בכדי "לכבוש" את אותם יעדים. כל פעולה אופרטיבית משמעותה הוצאה כספית בין אם בהוצאת כסף בצורה ישירה להוצאות שיווק, גיוס עובדים, רכישות וכדומה ובין אם בצורה עקיפה של שווה כסף כדוגמת שעות עבודה של עובד קיים או שימוש בשטחים תפעוליים למטרות אחרות.
שלב הבנייה
בשלב זה יש לרכז את כל ההכנסות וההוצאות השוטפות ברמה החודשית לכל 12 החודשים (ינואר -דצמבר) ולהכניסם לקובץ אקסל. מבחינה ויזואלית התקציב השנתי מדמה בעצם דוח רווח והפסד חזוי לשנה הקרובה, וכך גם יש להכניס את הסעיפים השונים לקבוץ האקסל. סעיפי ההוצאות השוטפות בתקציב העסקי כוללות בין היתר: קניות, משכורות, ספקי משנה, שכירות, הוצאות הנהלה, הוצאות מימון, הוצאות בלתי צפויות, השקעות, פחת ועוד. בנוסף, יש להוסיף את השינויים הכספים הנדרשים בהתאם לפעולות האופרטיביות. בהכנת צפי ההכנסות יש לקחת מקדם ביטחון של הכנסה שהיא קצת נמוכה מהציפיות בכדי לשמור על עקרון השמרנות.
שלב הבקרה והשינויים
ללא שלב הבקרה והשינויים כל העבודה וההשקעה הרבה בהכנת התקציב לא שווה הרבה! שלב זה מכריח את העסק לבצע השוואה בין הצפי למה שקרה בפועל. הבקרה הכי טובה ומומלצת היא מידי חודש בחודשו ואחריה בקרה רבעונית וחצי שנתית. החיים העסקיים הם מאוד דינמיים, לכן חשוב לבצע שינויים בתקציב החזוי מידי כל בקרה להמשך התקופה שנותרה.
שלבי החשיבה, התכנון והבנייה יחד עם שלב הבקרה והשינויים יוצרים תקציב עסקי דינמי.
לסיכום, לכל עסק קטן ובינוני חשוב שיהיה תקציב עסקי דינמי, והיכולות לבניית תקציב עסקי ריאלי נמצאות בכל עסק ומנהליו. רק נדרש להקדיש זמן ולקחת את התהליך ברצינות.. כפי שכתבתי למעלה, לא פחות חשוב הוא שלב הבקרה והשינויים, לכן יש למנות גורם בתוך החברה שיהיה אחראי על הדוח מידי חודש. מומלץ להיעזר ביועץ עסקי שמבין בתחום שייתן את הדגשים החשובים ואולי אף ילווה את תהליך הבנייה הראשוני.
בהצלחה רבה!
